Fleet Management optimieren und Fehler vermeiden

Fleet Management optimieren und Fehler vermeiden

Fleet Management

12 Fehler im Fleet Management und was Sie besser machen können.

Kleine und mittelständische Unternehmen arbeiten im Fleet Management häufig noch ohne eine geeignete Software und entsprechend geschultes Personal. Aber auch in großen Unternehmen soll es noch vorkommen, dass fehlende Kontrollen, Verwaltung mit Listen oder ein mangelhaftes Reporting die Kosten in der Fuhrparkverwaltung steigern, anstatt durch ein optimiertes Fleet Management Einsparpotentiale zu realisieren.
Die folgenden zwölf Fehler sind im Fuhrparkmanagement noch an der Tagesordnung. Einige Leserinnen und Leser werden Probleme wiedererkennen und das Fuhrparkmanagement im Unternehmen zukünftig kritisch hinterfragen.
Man kann es besser machen und es lohnt sich fast immer, eine geeignete Fuhrparkmanagement-Software einzusetzen, um diese Fehler zu vermeiden.

Fleet Management Software einsetzen und Fehler vermeiden

Je größer der Firmenfuhrpark, umso mehr Termin fallen an und man verliert den Überblick. Fehler in der Terminverwaltung können für ein Unternehmen teuer werden, denn es geht hier auch um die Halterpflicht.
Alle Termine im Fuhrpark, angefangen bei den Laufzeiten von Leasingverträgen, Hauptuntersuchungen, Prüfungen zur Unfallverhütungsvorschrift (UVV-Prüfungen), Inspektionen, Reifenwechsel oder auch die dokumentierte Führerscheinkontrolle dürfen nicht vergessen werden. Eine zeitgemäße Fleet Management Software beinhaltet eine transparente und umfängliche Terminverwaltung. So ist nicht nur der Fahrzeughalter immer aktuell informiert, auch Fahrer werden rechtzeitig benachrichtigt, wenn Termine anstehen.

Eine strenge Überwachung der Kilometerstände ist wichtig und eine aktuelle sowie plausible Dokumentation entscheidend für ein funktionierendes Fleet Management. Jeder gefahrene Kilometer schlägt sich in den Kosten des Firmenfuhrparks nieder, nicht nur wenn es um zu hohe Laufleistungen und Nachzahlungen im Leasing geht. Auch auffällige Kraftstoffverbraucher lassen sich nur durch regelmäßiges Controlling der Laufleistungen enttarnen. Abgesehen davon, gehören nicht tagesaktuell gepflegte Fahrtenbücher der Vergangenheit an. Durch ein individuelles Reporting in der Fuhrpark-Software erhält man hier unkomplizierte Analysen.

Nicht nur die Fahrer sind nicht immer zuverlässig, auch der Fuhrparkmanager muss aktiv sein. Laufleistungskontrollen sind das A&O im Fleet Management. Regelmäßig sollten Laufleistungen auf den Prüfstand gestellt werden um einen Soll-/Ist-Vergleich zu machen. Eine transparente Kommunikation mit den Fahrern, die natürlich bei jedem Tankstopp gewissenhaft Kilometerstände dokumentieren müssen, schafft Vertrauen und Verständnis, für die Belange des Fuhrparkmanagements. Durch Stichproben sollte unangekündigt überprüft werden, ob die angegebenen Werte plausibel sind.

Auch hier unterstützt eine Software das Fleet Management, denn alle Daten zu den Firmenfahrzeugen sind jederzeit komplett einzusehen und nachvollziehbar dokumentiert.

Zu den größten Problemen im Fleet Management zählt eine fehlende Kostentransparenz und Rechnungsprüfung. Damit Fuhrparkleiter wissen, wie sich die anfallenden Kosten zusammensetzen, muss jede Rechnung und jeder fuhrpark-relevante Beleg geprüft und bestenfalls in einer Fuhrparkmanagement-Software erfasst werden. Ohne eine exakte Aufstellung aller Kosten, kann auch eine Software Einsparpotentiale nicht zuverlässig ermitteln.
Werden alle Belege sorgfältig in einer Fuhrpark-Software erfasst, können bequem und einfach tagesaktuell alle Kosten analysiert und ein verlässliches Reporting abgebildet werden. Einsparpotentiale erschließen sich aus einer präzisen Auswertung der kompletten Daten.

Fuhrparkverwaltung mit Excel-Tabellen oder Listen ist noch immer weit verbreitet. Leider kann so keine aussagekräftige Auswertung aller Kosten vorgenommen werden, denn es ist nicht effizient möglich, Fahrerwechsel, Kraftstoffverbräuche oder alle Rechnungs- und Belegeingänge zu erfassen. Je größer die Unternehmensflotte wird, umso unüberschaubarer werden die Tabellen und eine schlichte Fahrzeugliste ist auch noch keine Fuhrparkverwaltung.
Die Investition in eine Fuhrpark-Software ist definitiv lohnend, denn fortan übernimmt das System die Verwaltung aller Fahrzeugdaten, Versicherungen, Lieferanten, Tankkarten, Schadensfälle, Rechnungen, Termine, Angebote für Neufahrzeuge und vieles mehr. Die Analyse dieser Daten liefert einem individuellen Reporting dann Ergebnisse, die durch optimierte Verwaltung Fuhrparkkosten merklich senken können.

Auf die Daten aus dem Fleet Management muss man sich verlassen können. Absolute Transparenz ist für Erfolg entscheidend, man sollte sich daher nicht auf Angebote von Dritten verlassen, die dem Unternehmen das Flottenmanagement abnehmen möchten. Nur wenn alle Daten inhouse oder über einen unabhängigen Fuhrparkmanager verwaltet werden, erhält man die Datenqualität, die man benötigt, um Potentiale zu heben. Reportings von Leasinggebern zu Ihrem Fuhrpark unterschlagen zu oft Service-Gebühren oder Kick-backs, enthalten somit nicht alle Kosten und sind damit für ein funktionierendes Fleet Management nicht zu gebrauchen.

Die Fuhrparkverwaltung auszulagern ist nur dann eine gute Idee, wenn ein zuverlässiger und unabhängiger Partner zur Verfügung steht, der absolut transparent arbeitet. Der Firmenfuhrpark zählt meist zu den größten Kostenblöcken im Unternehmen und man sollte gut überlegen, welche Aufgaben gezielt auszulagern sind. Eine offene Kommunikation mit externen Flottenmanager schützt auch vor Manipulationen und dem Abfluss von Informationen.
Absichern lassen sich Daten, wenn sie im Unternehmen von geschulten Mitarbeitern mit einer geeigneten Software gepflegt werden. Das hält auch alle Informationen und das Know-how im Betrieb.

Die Verwaltung einer großen Flotte kann sehr zeitaufwändig werden. Aber auch schon bei kleinen Fuhrparks lassen sich Ressourcen ganz erheblich einsparen, wenn das passende Werkzeug einsetzt wird.

In einer modernen Fuhrpark-Software erfasst man Daten automatisiert, kann diese überwachen und bereinigen. Die transparente Kommunikation mit den Fahrern rundet ein gutes Management ab.

Die Überwachung des Firmenfuhrparks sollte nicht nur einmal jährlich erfolgen, sondern ist ein fortlaufender Prozess. Nur so lässt sich sicherstellen, dass Kosten kontrolliert werden und nicht aus dem Ruder laufen.
Ein ausgereiftes Reporting beantwortet Fragen wie: Warum liegt für ein Fahrzeuge eine Reparaturrechnung vor, obwohl Gewährleistung besteht? Warum wurde Ultimate-Diesel getankt, statt des günstigeren Diesels? Warum fallen bei einem Fahrzeug plötzlich auffallend viele Kilometer an?
Bei der Auswahl der Software und des integrierten Reportings sollten Fuhrparkleiter entsprechend ausreichend Zeit investieren, um die passende Lösung zu finden.

Ohne rechtliche Absicherung laufen Fuhrparkverantwortliche aufgrund der Halterhaftung Gefahr, für die Fehler der fahrenden Kollegen den Kopf hinhalten zu müssen. Alle Bestimmungen der Halterhaftung, des Arbeitsschutzes, der Berufsgenossenschaft, dem Steuergesetz und dem Strafgesetzbuch müssen Fuhrparkverantwortliche gerecht werden und entsprechend dokumentieren.

Erleichtern kann man sich die Arbeit hier wiederum mit einer Software, die Prozesse zur Überprüfung und Absicherung erinnert, anstößt, dokumentiert und archiviert.

Da Fuhrparkleiter kein Ausbildungsberuf ist, beginnen Karrieren meist als Quereinsteiger. Der ausgedeutete Mitarbeiter erarbeitet sich dann selbst in Thematik und lernt aus Erfahrung. Als Fuhrparkleiter muss man sich aber mit Finanzierung, Controlling oder Halterhaftung auskennen, der ungeschulte Einsteiger macht hier unter Umständen teure Fehler.

Der Einsatz einer Software unterstützt Mitarbeiter in der strukturierten Arbeit mit den Fuhrparkdaten. Ein gutes System ist einfach zu erlernen und erhebt die wichtigsten Daten leicht verständlich. Mit geringem Schulungsaufwand arbeiten Mitarbeiter selbstständig mit den Fuhrparkdaten, liefern die passenden Reportings und sammeln Erfahrungen.

Unterstützend sind Lehrgänge, die die Grundlagen der Fuhrparkverwaltung vermitteln, sicher zu empfehlen.

Eine Dienstwagenordnung ist nur etwas für Großkonzerne, so lautet ein bei kleineren Firmen verbreiteter Irrglaube. Nur zirka zwanzig Prozent der Unternehmen mit bis zu 25 Fahrzeugen verfügt über eine Dienstwagenordnung. Eine Dienstwagenordnung schafft die Struktur für die Unternehmensflotte. Sie legt fest, welcher Mitarbeiter welches Fahrzeug fährt und schafft Klarheit bei Farbe und Ausstattungsvarianten. Auch Service-Bestandteile, erlaubte Privatfahrten oder die vom Fahrer zu übernehmenden Kosten werden geregelt. Ohne Dienstwagenordnung vergeben Flottenbetreiber ein erhebliches Potenzial, wenn es um effektive Steuerung der Flotte geht und darum, die Kosten niedrig zu halten.

Wenn Sie mehr über CARA.FLEET erfahren möchten, sprechen Sie mit unseren Experten.