5 Gründe, warum Unternehmen eine Car Policy benötigen

5 Gründe, warum Unternehmen eine Car Policy benötigen

Car Policy
Nicht einmal die Hälfte der Unternehmen in Deutschland, die einen eigenen Fuhrpark unterhalten, haben aktuell eine schriftliche Car Policy oder auch Dienstwagenordnung etabliert. Dabei geht Unternehmen ohne eine schriftliche Vereinbahrung zur Dienstwagennutzung viel Geld verloren. Aber auch der soziale Frieden im Unternehmen steht auf dem Spiel, wenn Unklarheiten zur Fahrzeugnutzung und zum Anspruch auf einen Dienstwagen sowie dessen Ausstattung bestehen. Die Übertragung von Pflichten an den Fahrer wird in der Car Policy, resultierend aus der Halterhaftung, ebenfalls dokumentiert. Fehlt diese vertragliche Dokumentation, kann das Geldbußen oder auch Punkte bis hin zu strafrechtlichen Konsequenzen für Fuhrparkverantwortliche oder Firmeninhaber nach sich ziehen.

Die Vorteile einer Car Policy für Unternehmen

Die Landschaft des Employee Benefit Managements entwickelt sich aktuell zu einem zentraleren Ansatz, da immer mehr Unternehmen nach Effizienz und globaler Konsistenz streben. Aber wie kann sich dies auf die Firmenwagenleistungen auswirken? Wie kann sich ein weltweit agierendes Unternehmen weltweit aufstellen? Welche Einschränkungen gibt es? Und wie wird eine Dienstwagenordnung Unternehmen helfen, die Kosten im Fuhrparkmanagement zu senken und gleichzeitig die Mitarbeiter-Motivation zu steigern?

Eigene Dynamik der Mitarbeitermotivation

Beeinflusst durch die Marktpraxis hat der Firmenwagen-Nutzen hat eine eigene Dynamik. Aber auch die jeweilige Gesetzgebung, die sich für viele Länder in reifen Märkten fortlaufend verändert, beeinflusst die Nutzungsvorgaben für die Dienstfahrzeuge. Viele kleine Details machen aus Mitarbeitersicht den emotionalen Mehrwert des Firmenwagens aus. Wahrscheinlich ist die individuelle Nutzung von Dienstfahrzeugen eine der komplexesten, aber auch aufwändigsten Vorteile für Mitarbeiter und das Unternehmen.

In der Car Policy legt das Unternehmen vertraglich fest, welche Mitarbeiter welche Fahrzeuge als Dienstwagen nutzen dürfen. Diese Einteilung erfolgt in der Regel nach Hierarchie, Gehaltsklasse und Tätigkeit. Ein Vorteil der Regelung ist die Übertragung von Pflichten sowie der Halterhaftung. Weitere Gründe für die Regelung liegen in der Kostenoptimierung, Nachhaltigkeit, Sicherheit, dem Einsatzzweck, der Mitarbeitermotivation und nicht zuletzt dem Unternehmensimage.

Vorteile einheitlicher Regeln in der Dienstwagenordnung

Aktuell deutet einiges darauf hin, dass nur sehr wenige internationale Unternehmen ihre Corporate Car Policy auf weltweit einheitlicher Ebene etablieren. Viele Unternehmen tun dies vielmehr auf regionaler Ebene standortabhängig oder auf nationaler Ebene und verwalten die Dienstwagenordnung lokal. Das bedeutet allerdings nicht, dass eine globale Regelung nicht umzusetzen ist. Auch ein weltweit weitgehend einheitlicher Ansatz für eine internationale Car Policy erschließt viele Vorteile, die von reduzierten Kosten für die Instandhaltung einer Flotte bis hin zu einer besseren Behandlung von Fragen der Mitarbeitergewinnung reichen.

5 Gründe, die für eine Car Policy im Unternehmen sprechen

1. Wahrnehmung und Erwartungen der Mitarbeiter

Entscheidungen im Zusammenhang mit Fahrzeug-Leistungen werden nach dem Bedarf eines bestimmten Arbeitsplatzes gewährt und weitgehend intern schon mit der Ausschreibung einer Stelle getroffen. Der Status der Kfz-Leistungszuschüsse ist allerdings komplex. Schon ein Missverständnis darüber, was aktuelle Mitarbeiter und Neueinstellungen an Fahrzeugen und Ausstattung erwarten dürfen und was Wettbewerber vor Ort bieten, kann in der Personalgewinnung und -motivation heute zu angespannten Situationen führen. Der „Autovorteil“ hat eine emotionale Wirkung, die nicht leicht mit anderen Elementen der Entlohnung zu vergleichen ist. Eine genaue und transparente Definition der Leistungen in der Car Policy kann ein entscheidender Vorteil in der Gewinnung neuer Mitarbeiter sein oder im Unternehmen „alte Hasen“ unter den Dienstwagen-Nutzern zufriedener stimmen.

2. Status Firmenwagen

Der Außendienstmitarbeiter ist das Aushängeschild eines Unternehmens auf der Straße. Außendienstler und Mitarbeiter in der Geschäftsleitung parken Firmenfahrzeuge vor Kunden- und Lieferantenbüros und transportieren so einen ersten Eindruck des Unternehmens. Basierend auf der Unternehmenskultur und -werten möchten Firmeninhaber häufig einen bestimmten Eindruck vermitteln. Hierzu legt man einige allgemeingültige Richtlinien in der Car Policy fest.

Dies kann bedeuten, dass sich Unternehmer für eine bevorzugte Fahrzeugmarke oder ein bevorzugtes Modell entscheiden. Unter Berücksichtigung der Steuereffizienz, der Geschäftstätigkeit und der Profile der Kunden sind so schon Vorgaben zur Fahrzeugwahl fixiert. Fahrzeuge für den Außendienst machen häufig einen erheblichen Anteil an den Gesamtkosten im Fuhrpark aus. So kann ein harmonisierter Ansatz helfen, Aufwände zu reduzieren.

Beispielsweise kann ein regionaler oder globaler Vertrag mit einem Automobilhersteller oder einer Leasinggesellschaft dazu beitragen, den Verwaltungsaufwand des Fuhrparkmanagements zu reduzieren. Unternehmen berücksichtigen sehr oft auch die Notwendigkeit von Business Continuity und Mitarbeiterfürsorge. Häufig liegt es auch im unternehmerischen Interesse, sicherzustellen, dass ein Mitarbeiter ein Fahrzeug mit einem guten Sicherheitsstandard und in einer bestimmten Kategorie fährt. Dies ist insbesondere auch dann der Fall, wenn Mitarbeiter Fahrzeuge benötigen, die eine effektivere Arbeit ermöglichen. Dabei kann es durchaus Sinn machen, einen gut ausgestatteten Firmenwagen als „Garantie für guten Service“ anzubieten, statt von anfang an ein höheres Grundgehalt zu verhandeln.

Hier ist natürlich auch eine umfänglich inkludierte Wartung des Fahrzeuges eine Selbstverständlichkeit, den nur ein gepflegtes Fahrzeug ist auch sicher. Ein Auto ohne übliche Wartungsvertrag zur Verfügung zu stellen, kommt tatsächlich noch in Unternehmen vor. Dieses Vorgehen wird aber die Möglichkeit neue Mitarbeiter zu gewinnen zukünftig deutlich verringern. Cabriolets und sportliche Fahrzeuge sehen oft gut aus, exotische Farbkombinationen oder besondere Ausstattungsmerkmale kommen bei Mitarbeitern oft gut an, werden aber die Aufwände gegenüber einem Standardmodell erhöhen, sind eher unüblich und sorgen entsprechend auch bei Geschäftspartnern für Irritationen. In einigen Fällen sind eben auch bestimmte Ausstattungsmerkmale steuerlich nicht effizient.

Eine ungeregelte Ausstattung der Mitarbeiter mit Firmenwagen birgt also auch ein großes Risiko von Kostensteigerungen. Denn wenn der Mitarbeiter das Unternehmen verlassen sollte, bleibt dem Fuhrparkverantwortlichen mitunter eine exklusive Rechnung für Sonderausstattungen erhalten und die gute Chance, dass das besondere Fahrzeug nicht den Geschmack des Nachfolgers trifft.

3. Umweltaspekte in der Car Policy

Dies ist der wichtigste und auch sicher langfristigste Trend, der in allen Märkten voranschreitet. Viele Länder sind dabei, verschiedene Besteuerungsmodelle auf der Grundlage von CO2-Emissionen einzuführen. Auch aus Markensicht ist Ökologie ein wichtiger Aspekt. Die Förderung von Anliegen bezüglich des ökologischen Fußabdrucks kann sich positiv auf das Image des Unternehmens auswirken. Insbesondere bei der jüngeren Generation treffen zeitgemäße Mobilitätslösungen auf offene Ohren. Der klassiche Firmenwagen mit starkem Motor, hoher Leistung und prestigeträchtiger Fahrzeuggröße weicht zunehmend alternativen Antriebsmodellen, flexiblen Mobilitätslösungen oder wird eingetauscht gegen ein E-Bike.

Nicht nur in Bezug auf reduzierte Kosten können alternative Mobilitätsmodelle wirtschaftlich sinnvoll sein. Sie tragen auch dazu bei, die Attraktivität des Arbeitgebers für die jüngere Generation zu erhöhen.

4. Steuereffizienz

Alle vorgenannten Faktoren sind eng mit der Steuereffizienz verknüpft, die auf Basis nationaler Anforderungen zu behandeln ist und auch in einer globalen Car Policy Steuervorteile für Unternehmen und Mitarbeiter sicherstellt. Während in einigen Ländern der Kauf des Firmenfahrzeuges steuerlich vorteilhaft ist, senkt anderenorts das Leasing von Fahrzeugen mit begrenzten CO2-Emissionen die Steuerlast. In einigen Märkten kann ein höheres Grundgehalt eine Alternative zur Schlüsselübergabe für einen Dienstwagen darstellen und für das Unternehmen kosteneffizient sein.

5. Ein einheitlicher Ansatz für die Dienstwagenordnung

Sollten Sie also bisher keine Car Policy im Unternehmen etabliert haben, ziehen Sie eine Überprüfung oder Neugestaltung der Dienstwagenregelung im Unternehmen in Betracht. Ohne klare Regeln im Fuhrpark verlieren die Mitarbeiter in der Fuhrparkverwaltung schnell den Überblick. Das Fehlen von klaren Regeln in der Dienstwagennutzung reduziert die Kostenkontrolle und mitunter auch die Motivation der betroffenen Mitarbeiter. Änderungen in der Steuergesetzgebung, das Ersetzen von Fahrzeugen, die Entwicklung von Finanzierungsmethoden oder die Veränderung der Unternehmensstrukturen berücksichtigen und regeln Sie mit einer Car Policy transparent und zukunkftstauglich.

Fazit

Mit der Dienstwagenordnung löst ein Unternehmen viele Zielkonflikte. Die Car Policy ist immer eine Abwägung zwischen Mitarbeitermotivation und Unternehmensimage, zwischen Kostenoptimierung und Nachhaltigkeit, zwischen Einsatzzweck der Fahrzeuge, resultierend daraus der Ausstattung, und der Sicherheit. Über die Auswirkung und die Konsequenzen einer installierten Car Policy sollten Sie sich als Unternehmer oder Fuhrparkmanager aber bereits im Voraus klar sein: Es gibt keine Ausnahmen mehr, auch nicht für die Geschäftsleitung. Die Geschäftsführung und das Management gehen mit gutem Beispiel voran und halten sich optimalerweise eng an die Dienstwagenordnung. Denn nichts ist für die Arbeit des Flottenverantwortlichen schlimmer, als Sonderwünsche und bestellte Sonderfälle, denn diese sorgen für erheblichen Mehraufwand und im schlimmsten Fall zu Neiddebatten unter Kollegen.

Die passende Car Policy für Ihr Unternehmen ist dann die, die umgesetzt wird und wirkt. Das spart Arbeitszeit und somit dem Unternehmen Geld. Statt eine Fahrzeug-Sonderlösung für anspruchsvolle Mitarbeiter und Geschäftsführer vorbei an der Dienstwagenregelung zu bestellen, verzichten Sie lieber. Statt Cabrio, Sportwagen, blitzende Riesenfelgen oder Sportausstattung zahlen Sie dem Mitarbeiter lieber eine Gehaltszulage. Ein höheres Gehalt sieht im Zweifelsfall niemand, den exklusiven mobilen Luxuszuschlag auf den Dienstwagen sehen Kollegen und Geschäftspartner. Und damit haben Sie nichts gewonnen, sondern können die neue Car Policy direkt wieder einstampfen.

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