Fuhrparkmanagement-Aufgaben neu gestalten

Fuhrparkmanagement-Aufgaben neu gestalten

Fuhrparkmanagement-Aufgaben

Die Fuhrparkmanagement-Aufgaben wandeln sich. Die Corona-Krise verändert die Nutzung der Firmenwagen sowie die Arbeitsplätze der Fuhrparkverantwortlichen. Viele Fuhrparkmanager*innen arbeiten im Homeoffice und das wird auch zukünftig sicher vermehrt so sein.

Kleine und mittlere, oft inhabergeführte Unternehmen (KMU), werden an den Auswirkungen der Krise noch sehr lange arbeiten müssen. Der firmeneigene Fuhrpark ist hier oft ein großer Kostenblock, der jetzt besonders schwer wiegt.

Die Entwicklung der Fuhrparkmanagement-Aufgaben in der Corona-Krise

Kurzarbeit, Zuschüsse und KFW-Kredite haben in einigen Unternehmen Entlastung beispielsweise bei den Personalkosten gebracht. Sie helfen allerdings nur, laufende Kosten abzufedern. Für viele Unternehmen und komplette Branchen geht es gerade jetzt und sicher auch noch nach der Krise um jeden Cent.

Je nach Branche und Unternehmen sind die Fuhrparkkosten häufig der zweitgrößte Kostenblock, direkt nach den Personalkosten. Eine wichtige Fuhrparkmanagement-Aufgabe ist es also, in dieser Situation besonders kostensenkend zu arbeiten. Der Umsatzausfall im Unternehmen muss kompensiert und schnell aufgeholt werden, denn Kredite müssen auch wieder zurückbezahlt werden.

Der Fuhrpark verursacht hohe Kosten im Unternehmen

Auch wenn Fuhrparkbeauftragte in der Krise mit einigen Leasing- und Finanzpartnern Stundungen verhandeln konnten, Covid-19 wird die Gesellschaft noch lange Zeit begleiten und geringere Umsätze sind in vielen Branchen dauerhaft zu erwarten. Die Fuhrparkkosten bleiben allerdings trotz Stundungen zunächst so hoch, wie sie auch vor der Krise waren.

Der aktuelle Fahrzeugbestand im Unternehmen, auch wenn die Fahrzeuge in der Krise nicht oder weniger genutzt werden, muss erhalten werden. Sicher scheint es auch zu sein, dass der bestehende Fuhrpark teurer angeschafft wurde, als dies vermutlich nach oder zu einem späteren Zeitpunkt der Krise möglich sein wird. Die Preise werden deutlich sinken, Hersteller werden sicher Nachlässe gewähren und Prämien vom Bund sind bereits in Aussicht gestellt.

Die gute Nachricht in schwierigen Zeiten: Mit durchdachten Konzepten und ganzheitlichen Ansätzen können Fuhrparkmanager*innen die Mobilitätskosten in Unternehmen um über 25 Prozent senken.

Was müssen Fuhrparkmanager*innen jetzt tun?

Die Covid19-Pandemie hat auf viele Unternehmen und ganze Branchen einen erheblichen und nicht prognostizierbaren Einfluss. Die Mobilität und die Firmenwagennutzung sind erheblich eingeschränkt.

In der aktuellen Situation ist es entscheidend für Unternehmen, dass das Fuhrparkmanagement auch im Homeoffice handlungsfähig ist. Schließlich muss die Einsatzbereitschaft der Firmenfahrzeuge gewährleistet bleiben. Die besondere Situation in der Corona-Krise macht es dazu erforderlich, Planungen kurzfristig an aktuelle Veränderungen flexibel und effizient anzupassen.

Was schon im „Normalbetrieb“ im Büro problematisch und ineffizient war, macht die Arbeit im Homeoffice zum Kostenpoker. Zu häufig findet man im Fuhrparkmanagement von Unternehmen einfache Excel-Listen oder grobe Auswertungen des Steuerberaters abgeheftet in Aktenordnern. Wesentliche Informationen oder gar Kennzahlen fehlen, anhand derer richtige Einsparungsentscheidungen getroffen werden könnten, stehen den Fuhrparkverantwortlichen nur unzureichend zur Verfügung oder müssen kompliziert erfragt werden. Das reicht für eine Effizienzsteigerung in der Flottenverwaltung nicht mehr aus.

Durch den Einsatz einer professionellen Fuhrparkmanagement-Software lassen sich administrative Kosten deutlich senken – nicht nur bei großen Flotten. Denn nicht nur in Krisenzeiten müssen Fahrzeugnutzer*innen über zu befolgende Richtlinien und Werkstatt-Termine informiert werden und die Kommunikation entsprechend dokumentiert sein. Dies betrifft sowohl Verhaltensregeln als auch den Umgang mit Fahrzeugen. Besonders jetzt muss die Sicherheit der Fahrzeugnutzer*innen und aller am Einsatz der Fahrzeuge beteiligter Personen höchste Priorität haben.

Fuhrparkmanagement-Aufgaben in der Corona-Krise

Die neuen Fuhrparkmanagement-Aufgaben in der Corona Krise

Nachfolgend haben wir einige Themenbereiche des Fuhrparkmanagemenzs beleuchtet und geben kurze Hinweise zu den Fuhrparkmanagement Aufgaben in der Corona-Krise.

Wenn Sie, wie die meisten Unternehmen für die Firmenflotte, Leasing nutzen, dann sollten Sie mit den Leasinganbietern bereits in engem Kontakt stehen oder diesen dringend suchen. Die Gelegenheit ist günstig, über mögliche Stundungen zu sprechen oder ob die Leasinganbieter bei operativen Aufgaben unterstützen können.

Natürlich laufen auch während der Covid-19-Pandemie Leasingverträge aus, Fahrzeuge werden getauscht oder zurückgegeben.

Treffen Sie zunächst aufgrund der aktuellen Ausnahmesituation keine übereilten Entscheidungen. Setzen Sie sich mit Leasinggebern oder Fahrzeugvermietern in Verbindung und besprechen Sie mögliche Lösungen.

Jetzt ist auch der richtige Zeitpunkt für aktualisierte Reports über den Status einzelner Fahrzeuge. Prüfen Sie Kilometerstände und Ablauftermine. Dabei hilft Ihnen eine Fuhrparkmanagement-Software. Sie halten hier stets die wichtigen Daten für Gespräche mit Leasinggebern aktuell vor und können auch im Homeoffice agieren.
Auf der Basis der ermittelten Kilometerstände, die gegebenenfalls niedriger als erwartet ausfallen und der Tatsache, dass Fahrzeuge möglicherweise dafür länger im Einsatz bleiben, sollte Sie eine Anpassung von Verträgen und Laufleistungen verhandeln. Berücksichtigen Sie dabei unbedingt auch, dass möglicherweise einige Fahrzeuge derzeit nicht im Einsatz sind. Die Gesamtkosten im Fuhrpark lassen sich so erheblich beeinflussen.

Mit einer modernen Fuhrparkmanagement-Software arbeiten Sie effizient in der Planung neuer Maßnahmen und mit stets aktuellen Daten und Reports. Sie überprüfen und analysieren jederzeit anhand aktueller Daten Bestände, Termine, die Kommunikation mit Fahrer*innen sowie wichtige Kennzahlen. So entwickeln Sie auf einer fundierten Datenbasis optimierte Prozesse sowie Alternativen zum aktuellen Fahrzeugeinsatz oder der Fahrzeugbeschaffung.

Sind die Werkstätten sowie erforderliche Ersatzteile und Hilfsmittel für die Firmenwagen im jeweiligen Einsatzgebiet verfügbar? Der Vertrieb und die Logistik im Unternehmen muss weiter funktionieren. Nehmen Sie also gegebenenfalls Kontakt auch zu Werkstatt-Partnern auf und besprechen Sie die aktuelle Situation und Ihre neuen Anforderungen.

Bei herstellergebundenen als auch bei freien Werkstätten kann es aktuell zu Einschränkungen bei den Serviceleistungen kommen oder zu verlängerten Wartezeiten.

Erstellen sie eine Übersicht der verfügbaren Werkstätten und klären Sie, in welchem Umfang die Werkstätten einsatzbereit sind. Sie erhalten so wichtige Information um im Bedarfsfall effizient Services für die Firmenfahrzeuge anzufordern.

Prüfen Sie jetzt auch, ob alle Fahrzeuge der Firmenflotte im Einsatz sind oder ob temporär Fahrzeuge nicht eingesetzt werden können. Ist es möglich, die Anzahl der im Fuhrpark bereitgestellten Fahrzeuge zu reduzieren und ist das sinnvoll?

Möglicherweise können auch Fahrzeuge, die Mitarbeiter*innen zur dauerhaften Nutzung überlassen wurden, zumindest temporär anderweitig eingesetzt werden. Gegebenenfalls können Sie diese Fahrzeuge bei beispielsweise tageweiser Anwesenheit der Firmenwagennutzer*innen im Unternehmen auch anderweitig einsetzen. So können aus fest zugeordneten Fahrzeugen temporäre Pool- beziehungsweise Sharing-Fahrzeuge werden.

Auch in Pandemie-Zeiten sind natürlich möglicherweise auch Termine zur Hauptuntersuchung von Fahrzeugen fällig. Besonders trifft dies dann zu und ist zu beachten, wenn Leasingverträge verlängert werden und Fahrzeuge älter als drei Jahre werden. Oder eben, wenn der HU-Termin kurz vor der Fahrzeugrückgabe liegt.

Entsprechende Fahrzeuge sollten Fuhrparkmanager*innen frühzeitig identifizieren und prüfen, welche Möglichkeiten bestehen, eine Hauptuntersuchung durchführen zu lassen.

Eine weitere Fuhrparkmanagement-Aufgabe ist es, in Krisenzeiten Kontakt zu Händlern der Flottenfahrzeuge zu halten. Die Autohersteller haben weltweit die Produktion gedrosselt und auch teilweise zwischenzeitlich komplett eingestellt.

Die Corona-Krise trifft die Automobilindustrie und den Flottenmarkt besonders hart. Laut Dataforce sind Pkw-Neuzulassungen im Gesamtmarkt im April 2020 um 61,1 Prozent zurückgegangen. Im Privat-Markt sind es 57,8 Prozent und bei den Autovermietern sogar 85 Prozent. Jede dritte Neuzulassung fällt auf einen Flottenkunden.

Bereiten Sie also die Beschaffung von Neufahrzeugen frühzeitig vor, denn nur so erfahren Sie, ob Ersatz zu tauschende Fahrzeuge in den nächsten Monaten verfügbar sein wird. Zeitverschiebungen in den Planungen müssen Sie berücksichtigen und gegebenenfalls auch frühzeitig Alternativen oder Modellvarianten prüfen.

Lieferschwierigkeiten sind zu erwarten, allerdings derzeit schwer zu prognostizieren.

Der Neukauf und Verkauf von Fahrzeugen kann sich aktuell erheblich verzögern. Der Mietfahrzeugmarkt wird ebenfalls kräftig durcheinander gewirbelt und bietet teilweise stark reduzierte Preise.

Bedenken Sie immer:

  • Mitarbeiter*innen der Autohäuser, Werkstätten oder Mietunternehmen sind in Quarantäne oder Kurzarbeit
  • Die verlängerte Dauer bei der Ersatzteilbeschaffung und verzögerte Gutachtenerstellung aus diesen Gründen
  • Gutachter*innne sind aktuell gehalten, sich über Werkstätten oder Verkauf zu verständigen. Nehmen Sie Kontakt auf, denn standardisierte Kalkulationen von Ausfallzeiten und Fristen sind aktuell nicht brauchbar.
  • Zulassungsstellen haben teilweise geschlossen

Viele Firmenwagennutzer*innen arbeiten aktuell oder bis auf weiteres ausschließlich im Homeoffice. Wie verhält sich hier die Besteuerung der Wegstrecke zwischen Wohnung zur ersten Tätigkeitsstätte? Ist diese unverändert anzusetzen?

Ziehen Sie hier unbedingt einen Steuerberater hinzu. Wenn temporär im Homeoffice gearbeitet wird, ist dies kein Grund, die Besteuerungsgrundlagen zu verändern. Im Arbeitsvertrag sollte hierzu eine neue erste Tätigkeitsstätte vereinbart werden, was dann wiederum direkte Auswirkungen auf die Dienstwagenbesteuerung hat.

Auch hier gibt es keine abschließende Klärung und keinen generellen Anspruch auf einen Dienstwagen bei Kurzarbeit. Um auf der sicheren Seite zu sein, sollten Sie einen Rechtsbeistand oder Steuerberater*in hinzuziehen.

Steuerlich wird eine weitere Abrechnung des geldwerten Vorteils über die Gehaltsabrechnung auch bei „Kurzarbeit 0“ vorgenommen. Wie der Anspruch auf einen Dienstwagen bei Kurzarbeit zu bewerten ist, ob der Anspruch entfällt, ein Dienstwagen zurückverlangt werden kann, sind Aspekte, die Sie mit der Rechtsabteilung besprechen müssen.

Besonders zu Corona-Zeiten ist Sauberkeit in Firmenfahrzeugen besonders wichtig. Was müssen Fahrer*innen bei der Desinfektion eines Fahrzeugs unbedingt beachten?

Wer zu Jahresbeginn noch unbeschwert den Dienstwagen mit Mitarbeiter*innen tauschte, möchte das heute vielleicht nur noch sehr ungern tun. Fuhrparkmanagement-Aufgabe ist es, Firmenwagennutzer*innen für die vielen Berührungspunkte in den Dienstwagen zu sensibilisieren und auf vorbeugende Schutzmaßnahmen hinzuweisen.

Zu den bekannten Maßnahmen wie regelmäßiges Händewaschen, das Fahrzeug lüften, das Einhalten des Mindestabstands zu anderen Personen sowie das Husten und Niesen in ein Einweg-Taschentuch oder in die Armbeuge, kommt die regelmäßige Desinfektion von Kontaktflächen an den Arbeitsplätzen im Büro und im gemeinsam genutzten Firmenwagen.

Einfach geht das natürlich, wenn man zunächst alle unnötigen Gegenstände aus dem Dienstwagen entfernt. Das reduziert den Aufwand der Reinigung. Dann sämtliche Oberflächen im Fahrzeug einsprühen und die Einwirkzeit des Desinfektionsmittels einhalten. Bedienelemente am Cockpit, alle Knöpfe an Lenkrad und Sitz, Mittelkonsole, Lenkrad, Schalthebel, Handbremse, Handschuhfach, Sonnenblenden, Türgriffe innen und außen sowie Gurte und auch Tankdeckel sollten hier als die häufigsten Berührungspunkte besonders gründlich gereinigt werden. Reste des Desinfektionsmittels immer mit einem Microfasertuch gründlich abwischen, da ansonsten Materialien beschädigt werden können.

Eine Liste der vom Robert-Koch-Institut (RKI) empfohlenen Desinfektionsmittel finden Sie auf der Webseite des Instituts.

Warum in der Krise eine Fuhrparkmanagement Software einsetzen?

Mit der Einführung einer Fuhrparkmanagement-Software entscheiden Sie sich für die Digitalisierung der Fuhrparkverwaltung und profitieren von der Reduzierung des manuellen Zeitaufwands in der Flottenverwaltung. Mitarbeiter*innen im Fuhrparkmanagement greifen auch im Homeoffice auf einen aktuellen Datenbestand zurück und treffen die richtigen fundierten Entscheidungen.

Die digitale Fuhrparkverwaltung liefert auf Knopfdruck von Anfang an die wichtigten Daten aller Fahrzeuge in Ihrem Unternehmensfuhrpark. Vergessen Sie Ihre Excel-Sheets und Aktenordner.

Die Fuhrparkmanagement-Software CARA.FLEET ermöglicht es, Tankkarten, Rechnungen, Buchhaltungsdaten und viele Daten mehr schnell ins System zu importieren. Alle Daten zu allen Fahrer*innen und Firmenwagen finden Sie aufgeräumt und gut strukturiert an einem Ort und bearbeiten Sie dort. Und um das System schnell zu starten und effizient darauf zugreifen zu können, werden Ihre Daten aus Excel in die Software importiert.

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[Foto von Kaique Rocha und Andrea Piacquadio / Pexels]