Nicht im Fuhrparkmanagement Excel nutzen!

Nicht im Fuhrparkmanagement Excel nutzen!

Fuhrparkmanagement Excel

Setzen Sie in Ihrem Unternehmen noch immer im Fuhrparkmanagement Excel ein? Dann sollten Sie diesen Artikel ganz dringend bis zum Ende lesen, denn wir verraten Ihnen, warum im Fuhrparkmanagement Excel gegenüber einer modernen Fuhrpark Software wie CARA.FLEET klar im Nachteil ist.

Modernes Fuhrparkmanagement – Excel vs. CARA.FLEET Fuhrpark Software

Als Microsoft in den Achtzigerjahren die ersten Versionen von Excel veröffentlichte, entwickelte sich die Tabellenkalkulation bald zu dem Office-Tool schlechthin. Bis heute ist Excel für viele eine Allzweckwaffe geblieben. Mit dem Microsoft Office-Paket ist die Software ohnehin meist in den Unternehmen vorhanden und ihr zweifellos mächtiger Funktionsumfang lädt dazu ein, viel mit ihr zu machen. Dabei ist wahrscheinlich jeder Excel-Anwender auch schon einmal an Feldern, Formeln und ganzen Sheets verzweifelt. Und mit immer höheren Anforderungen in der letzten Zeit zeigte sich außerdem: Mit Excel geht eben doch nicht alles oder manches nicht so gut, wie lange angenommen. Das verdeutlicht sich dann oft besonders im Vergleich mit moderner „Spezialsoftware“.

Laufend wachsende Datenmengen, aber auch die komplexen, sehr speziellen Anforderungen in bestimmten Bereichen zeigen die Grenzen der Tabellenkalkulation schnell – zum Beispiel beim Fuhrparkmanagement mit Excel. Das kann eine eigens für diesen Zweck entwickelte Fuhrparkmanagement-Software jetzt viel besser: CARA.FLEET.

Der entscheidende Faktor beim Fuhrparkmanagement mit Excel

Besonders in den Händen guter Entwickler kann Excel im Fuhrparkmanagement viel bewegen. Allerdings gelingt es selbst den Besten nicht, das Wesen von Excel zu verändern. Die Software bleibt immer eine Tabellenkalkulation. Deswegen werden ihr immer die Qualitäten eines Datenbanksystems fehlen. Genau diese Qualitäten sind aber gefragt, wenn es bei der Fuhrparkverwaltung um große Datenmengen mit vielen verschiedenen Faktoren geht. Ebenso fehlt es an der datenbanktypischen Automatisierungs- oder Prozessfunktionalität in der Tabellenkalkulation.
Das hat dann Folgen für das ganze Fuhrparkmanagement. Es entsteht ein Flaschenhals bei den Daten und deren Verwaltung.

CARA.FLEET bietet deutliche Vorteile gegenüber einem Excel Sheet

Eine datenbankbasierte Anwendung wie CARA.FLEET spielt hier gleich ihren ersten großen Vorteil aus. Die Fuhrpark Software behält immer den vollen Überblick bei allen relevanten Daten: Fahrer, Fahrzeuge, Führerscheine, einzelne Kosten und sämtliche Verträge oder Versicherungsfälle sowie vieles mehr.

Dateneffizient

Was in einer Tabellenkalkulation mit entsprechendem Aufwand für Einrichtung und Nutzung über mehrere Tabellen verteilt werden muss, hat CARA.FLEET jederzeit griffbereit für schnelle Informationen, ausführliche, detaillierte Analysen oder ein flexibles, individuelles Reporting.

Jeder, der schon einmal in der Fuhrparkverwaltung gearbeitet hat, erkennt die Vorzüge von CARA.FLEET schon bei der ersten Anwendung. Beispielsweise wenn es um die laufende Kontrolle der Kilometerstände und Prognosen zur deren Entwicklung – besonders zum Laufzeitende von Leasingverträgen – geht. CARA.FLEET liefert solche Auswertungen automatisch zu beliebigen Terminen. Weiter informiert CARA.FLEET rechtzeitig zu Risiken bei einzelnen Fahrzeugen.

Terminverwaltung und -kontrolle sind zwei weitere wichtige Aspekte der Arbeit in der Fuhrparkverwaltung. Allein bei den Fahrern gilt es regelmäßig, verschiedene Termine einzuhalten – wie die Fahrer- und Fahrzeugunterweisung oder die Führerscheinkontrolle. All das muss dazu sauber dokumentiert werden und bei Bedarf rechtssicher nachweisbar sein. CARA.FLEET erledigt das komfortabel im Hintergrund ohne große manuelle Arbeiten und informiert zuletzt auch noch die Fahrer über diese anstehenden Termine.

Mit den Aufgaben, die dann noch zu erledigen sind, meldet sich CARA.FLEET täglich zum Arbeitsbeginn – ebenso zu allen wichtigen Terminen des Tages rund um den Fuhrpark. Der Aufwand für separate To-do-Listen oder Terminkalender wird dadurch überflüssig.

In der Summe entsteht damit gleich der nächste CARA.FLEET-Vorteil.

Zeiteffizient

CARA.FLEET als Fuhrpark Software reduziert immer deutlich messbar den Zeitaufwand für die Verwaltung eines Fuhrparks.

Konkret: CARA.FLEET eröffnet hier – abhängig von Flotten- und Unternehmensgröße – ein Einsparpotenzial von 10 bis 40 Prozent beim zeitlichen Aufwand für die Fuhrparkverwaltung. Dieser Vorteil setzt sich natürlich nahtlos auf der Kostenseite fort.

Kosteneffizient

Wo der Arbeits- und Zeitaufwand für die Fuhrparkverwaltung schrumpfen, sinken ebenso die Kosten des Fuhrparkmanagements. Die Kosteneffizienz von CARA.FLEET wirkt dazu weit über den Personalbereich hinaus. Das intelligente CARA.FLEET Flottenmanagement behält sämtliche Kosten des Fuhrparks automatisch im Blick. Die Software weist auf außergewöhnlich hohe Kosten bei einzelnen Fahrzeugen hin und liefert Ansätze für eine gezielte Korrektur oder identifiziert automatisch Einsparpotenziale innerhalb der gesamten Flotte. Denn ein kosteneffizientes Fuhrparkmanagement braucht immer eine maximale Kostentransparenz und am besten eine automatische, intelligente Kostenüberwachung – oder ganz einfach CARA.FLEET als Fuhrparkmanagement Software.

Die Automatisierung löst aber schon zuvor eine weitere große Baustelle in der Fuhrparkverwaltung auf: die Datengenauigkeit oder -richtigkeit.

CARA.FLEET schließt Fehlerquellen

Eine Fuhrparkverwaltung, die sich auf manuelle Datenerfassung verlassen muss, hat bei jeder einzelnen Eingabe ein 50-prozentiges Fehlerrisiko. Bei Hunderten von täglichen Eingaben schleichen sich auch bei den zuverlässigsten Mitarbeitern dann irgendwann diese Fehler ein. Klassischem, tabellenbasiertem Flottenmanagement fehlt es an einer integrierten umfassenden Plausibilitätskontrolle. Dadurch bleiben die Fehler oft lange oder komplett unbemerkt. Das kann unmittelbar zu verpassten Terminen oder zusätzlichen Kosten führen. Spätestens bei Analysen oder Reportings leidet dann aber die Aussagekraft und Qualität, wenn sie auf Basis von immer mehr fehlerhaften Daten entstehen.
CARA.FLEET lässt solchen Fehlern keine Chance. Schon die Datenerfassung automatisiert die Fuhrpark Software umfassend über verschiedene Schnittstellen zu externen Datenquellen. Das steigert zugleich die Datenaktualität. Die ist dann sofort geräte-, orts- und systemübergreifend verfügbar. Denn CARA.FLEET arbeitet cloud-basiert als SaaS Lösung. Cloud-Software ist die moderne Unternehmenssoftware der Zukunft. Sie bietet auf der einen Seite viele neue Möglichkeiten. Auf der anderen Seite senkt sie deutlich die Kosten gegenüber individuellen Hard- und Softwarelösungen vor Ort, die dann oftmals bei den Ergebnissen für die gleichen Aufgaben auch noch hinter der Cloud-Software zurückbleiben.

Die Vorteile von CARA.FLEET im Fuhrparkmanagement

  • CARA.FLEET Fuhrpark Software spart in jedem Unternehmen Kosten und Zeit bei der Fuhrparkverwaltung.
  • CARA.FLEET sorgt für fehlerfreie und aktuelle Daten zu allen Fuhrpark-Details.
  • CARA.FLEET wird als SaaS Lösung stetig weiter entwickelt und mit neuen Features ausgestattet.
  • Und gewährleistet genauso sichere Daten mit DSGVO-konformer Speicherung und Verarbeitung.
  • Die Datensicherheit umfasst selbstverständlich weiter die cloud-basierte Software selbst – die Fuhrparkmanagement-Software nutzt ausschließlich Hochleistungs-Server in Deutschland inklusive Datensicherungen, 24/7-Verfügbarkeit und Gewährleistung des strengen deutschen Datenschutzrechts.
  • Mit umfassenden Tools für Analysen, Prognosen und Reportings durchleuchtet CARA.FLEET laufend oder gezielt den Unternehmensfuhrpark, sorgt für maximale Transparenz und hilft, Kosten im Fuhrparkmanagement zu sparen.
  • CARA.FLEET passt sich dabei durch modularen Aufbau jedem Fuhrpark und jedem Unternehmen individuell an.

Damit wird CARA.FLEET zum wichtigen Schritt in die Zukunft der Digitalisierung und hin zu einem digitalisierten, effizienten Fuhrparkmanagement. Die gesamten Möglichkeiten dieser Fuhrpark Software und ihre einfache Anwendung machen sie zum idealen zeitgemäßen Nachfolger von Fuhrparkmanagement mit Excel. Denn das moderne Flottenmanagement stellt An- und Herausforderungen, für die Excel nie gemacht wurde.

CARA.FLEET hingegen wurde genau dafür entwickelt: für eine effiziente, moderne Fuhrparkverwaltung.

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